カズ流データ整理術 大公開!

おはようございます!
カズです!

もうすぐクリスマス、そして年末ですね!
本当あっという間です。
飲み会や掃除や何やかんやで忙しくなっているのではないでしょうか。
会社の溜まっている書類やデータの整理なんかもありますね。

そこで今日は今年一年のデータのお掃除、また来年からのデータ管理に向けて、

【カズ流データ整理術】

をお届けしようと思います!

 

皆さん、デスクトップはキレイですか?

フォルダや書類が散乱していませんか?

何がどこにあるか分からない状態の方はもちろん、日頃から整理出来ているよ!という方もよろしければ読んでみてください。

特に会社のパソコンのデスクトップが散らかっている人。
もしあなたが休んでしまい、代わりの人があなたのパソコンを起動してデータを探す時、すぐに見つけられると思いますか?

急ぎの場合はデータを探す時間が非常に無駄なロスになってしまいます。
そうならないためにも日頃からわかりやすいデータ管理を心がけていきましょう!

 

とはいえ、別に大したことではなく、本当にちょっとしたことなんです。
ぜひ試してみてください。

 

【カズ流データ整理術】

では早速書いていきます。
まず、鉄則から。
とにかくこれを念頭に置いてください。

●データ整理の鉄則
1.デスクトップは常にキレイに!
2.分かりやすい名前で管理する!
3.例外の少ないフォーマットで管理する!

ほぼそのままなので特に説明はありません。
3は、どんな案件や書類もなるべく同じような構成で管理していきたい、ということです。
では次に、画像とともに具体的な方法を順番に書いていきます。
※画像はmacですが、特に関係ありません。

 


 

1.まずデスクトップに「案件(他に仕事、名前…など)フォルダ」を作ります。
ここに全て入れていきます。デスクトップの仕事に関するフォルダは基本これだけにしておきます。

141222_01

2.その案件フォルダの中に「クライアント名フォルダ」を作ります。(「X社」「Y社」…など)
クライアントごとに管理していきます。

141222_02

3.さらにその中に、日付と社名と内容を含めた「案件名フォルダ」を作ります。(「141003_X社_ポストカード」…など)
案件がスタートした日付やクライアント名、内容をなるべく短く分かりやすく入れておきます。
日付を最初にすることで、並び替えした時に順番がわかりやすくなります。

141222_03

4.その案件名フォルダの中に、以下のデータやフォルダを入れていきます。

最新(作業中)データ
…ファイル名に日付で管理。「X_card_h1_141013.ai」など。同日の大きな修正後は「X_card_h1_141013_2.ai」などで新規保存しておきます。

原稿素材フォルダ
…先方から受け取った原稿や素材を入れておきます。フォルダ名に日付で管理。「141003」など。

送付フォルダ
…先方に送ったデータ(PDFなど)を入れておきます。フォルダ名に日付で管理。「141003」など。

oldフォルダ
…最新以外の制作途中のデータを入れておきます。何かあった時、過去のデータが必要になった時のために残しておくためのフォルダです。なので最終的にフォルダごと削除していいものだけを入れます。

<以下はデザイン系だけかもしれません>

製版用データフォルダ
…アウトライン済aiデータ・リンク画像・仕上がり確認用PDFなど、業者に依頼する時に送ったデータをここに入れておきます。

<以下は必要に応じて用意してください>

素材フォルダ
…スキャン画像や編集前のリンクデータ、編集可能なPSDデータなどを入れておきます。元データを再編集したい時はここを探します。

参考フォルダ
…検索画像や引用元テキスト、URLなどを入れておきます。

141222_04

141222_05

 


 

…手順は以上です。

いかがでしょうか。
要は、会社ごと、案件ごとにフォルダを作り、その中に最新データや状況に応じたフォルダがある、という感じです。

また、

・名前はなるべく具体的に書いておくと検索で探しやすいです。
・基本的に最新データ以外は全てフォルダの状態にしておくとなお分かりやすいです。
・最新データは赤、PDFは緑…など、データやフォルダにラベルをルールづけしてつけておくと見やすいです。
・数量やバリエーションが多い(と予想される)ものには「_01」「_001」として管理しておくと並び替えの時分かりやすいです。

…も補足として書いておきます。

度々名前について書いていますが、これはどんな環境に持っていっても分かりやすくするためです。例えば業者に送る時、例えばクラウドに保存する時…など、必ずしも自分の環境の表示通りにならないことも多く、勝手に名前順にされてしまった時に役に立ちます。

 

それから最後にもう一つ。
デスクトップに「とりあえず」フォルダを作っておき、とりあえずダウンロードしたものなどを入れておくと非常に便利です。どこに入れたらいいかすぐに分からないものをここに入れておくと、デスクトップも散らかりません。

…以上、自分がやっているデータ整理を書いてみましたが、いかがでしょうか。

今回は仕事用の整理ですが、方法としてはどんなものにも対応できると思うので、仕事以外でもぜひ試してみてください。
はじめはけっこう面倒臭い作業に感じるかもしれませんが、慣れていくとそうでもなくなってきます。

また、これはあくまで一例です。もっといい方法があるかもしれません。

ただ、冒頭に代わりの人がパソコンを使う時のことを書いたように、
常に第三者目線で分かりやすく・見やすくなるよう考える、
後から探しやすく工夫する、
といったことを心がけていけば自然と整理されていくと思うので、ぜひ参考にしてみてください。

年末のいい機会だと思って、一度データ整理にチャレンジしてみてください。
パソコンをつけた時、キレイに片付いているとそれだけでモチベーションが変わってくるはずですよ!

 

それでは今週も頑張っていきましょう!

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